日報管理をkintoneへ移行しました
弊社はこれまでGoogleスプレッドシートを使用して日報管理を行っていましたが、先日より「kintone」へ移行しました。まだkintoneを日報として導入してから間もないですが、これまでと日報の形がガラリと変わり、このツールならではの魅力が見えてきました。
そこで今回は、kintoneの日報の特徴・機能、移行した目的についてご紹介したいと思います。新たな日報ツールの導入を検討をされている方へ参考になれば幸いです。
kintone（キントーン）とは？
kintone（キントーン）は、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えているため、スピーディーに情報共有ができます。kintoneヘルプ より引用
kintoneでは今回ご紹介する「日報」をはじめ、 データや業務プロセスの管理に便利な業務アプリを作る機能があります。
アプリの作成はプログラミングの知識がなくても作れるようになっており、
自分で1からアプリを作る以外にも、便利なアプリが豊富に用意された「kintone アプリストア」から選んでアプリを追加することもできます。
kintoneの「日報」にはどんな特徴が？
今回はkintoneの「日報」アプリを使用します。
kintoneの日報は様々なカスタムが可能で、用意されたツールを組み合わせて自社に合うフォーマットを作成することができます。もちろんデフォルトの状態で使用することも可能です。
弊社でカスタムした日報の項目は、以下の通りです。
【業務開始前】
- 業務終了時に、どんな成果が出ていれば最高だと思えますか？
- そのためにどんなコンテキストをつくりますか？
- そのコンテキストをどんな言葉や行動で体現しますか？
【業務終了後】
- 今日一日、どんな成果を追いましたか？
- そのためにどのような行動をとりましたか？
- 結果はどうなりましたか？
- 上手くいったことは何ですか？ / どんな価値（または価値に繋がるもの）を生みましたか？
- 今後をさらに素晴らしいものにするために、これからできることは何ですか？
- なぜ上手くいくと言えますか？（事実に基づく根拠があればなお良いです）
- その他、大量行動などあれば以下自由に使ってください
【選択・自由記述】
- 仕事量は適切ですか？（1:少ない – 5:多い) ※選択式
- 体力面の調子はどうですか？（1:悪い – 5:良い) ※選択式
- 気持ち面の調子はどうですか？（1:悪い – 5:良い) ※選択式
- 何か困っていることはありませんか？その他、要望や相談、提案などあれば何でも記載してください。
現在はリモートワークやハイブリッドワークが当たり前となり、メンバー一人ひとりの心身のコンディションに、これまで以上に目を向ける必要性を感じています。一方で、オンライン会議やチャットだけでは、日々の小さな変化や不調までを把握するのは難しいという課題もあります。
そうした中で、kintoneを通じて心身の調子を日々共有できる項目があるという点は、大変ありがたい気配りだと感じました。
業務の進捗だけでなく、人の状態にも目を向けられることは、安心して働ける環境づくりにつながっています。
また、kintoneの日報では一日の作業予定や実績が可視化され、メンバー全員にオープンに共有されます。誰でも各メンバーの日報を確認できるため、自分のようなWebディレクターの立場としては、他のメンバーのタスク状況の把握や負荷の把握に役立ち、よりスムーズな進行管理やコミュニケーションを実現できています。
こんなコミュニケーション機能も
kintoneの日報には「コメント」や「いいね！」などのコミュニケーション機能があり、他のメンバーの日報へコメントやリアクションを記入することが出来ます。
インターグでは、このコメント機能を使って、日々の業務について上長からフィードバックやアドバイスをしてもらっています。業務の進め方や考え方についてタイムリーに言葉をもらえることで、日報が単なる報告ではなく、成長につながる場になっていると感じています。
その他、フリースペースに書いたちょっとした感想へコメントや「いいね！」といったリアクションをもらえることもあります。こうしたやり取りを通じて、日報が自然とコミュニケーションのきっかけとなり、新たな社内コミュニケーションツールとして定着しています。
コメントやいいね！といった機能があることで、日報が一方通行のものにならず、双方向のやり取りが生まれる点も、kintoneの日報ならではの大きな魅力ではないでしょうか。
そもそもなぜkintoneへ移行したのか
これまでご説明した内容を踏まえ、今回インターグが日報をkintoneへ移行した目的を簡単に説明します。
１．社員の成長へつなげる
自身の業務の良かった点、改善できた点を振り返ることで、自身の成長につなげる。モチベーションの維持・向上。
２．相互理解
記載内容を充実させることで、お互いの状況がより分かるようにする。
３．コミュニケーション
kintoneのコメント機能を使うことで、メンバー同士のコミュニケーションや、他のメンバーからのフィードバックをしやすくする。
以上の３点が日報管理ツールをkintoneへ移行した目的です。
移行前までの日報は「今日やること・今日やったこと・作業時間」という報告形式でした。この形式と比較すると、kintoneには様々なメリットがあるように感じます。
先ほどご紹介したコミュニケーション機能をはじめ、毎日繰り返しPDCAを回している感覚が以前よりも強く感じられているだけでなく、在宅ワークでもメンバーの状況が可視化されて相互理解ができており、上記の目的は確実に網羅できていると感じられました。
まとめ
いかがでしたか？今回はkintoneの日報についてご紹介しました。
そもそも日報とは、その名の通り「その日の業務内容について報告するもの」ですが、働き方が多様化する今、kintoneのような双方向の円滑なコミュニケーションを実現できる日報ツールはテレワークという働き方にもぴったりの存在なのではないでしょうか。
以上、WebディレクターのMomokoがお送りしました。
